Alt vores it-udstyr bliver mere og mere mobilt. Let at bære rundt og let at anvende - lige hvor vi har lyst. Men er virksomhederne og medarbejderne forberedt til de nye muligheder – og medfølgende problemer? Ikke meget tyder på det, viser ny dansk undersøgelse.

Miljøministeriet i front
Når Miljøministeriets medarbejdere i er i felten, kan de nu med en tavle-pc få adgang til alle de informationer, de før skulle sidde i deres kontor for at få adgang til. ”Nu kan de tjekke, hvordan miljøet har det, og registrere oplysningerne digitalt på en tablet-pc, mens de for eksempel står ude ved søen, åen eller skoven”, som ministeriet skriver på deres hjemmeside.

Miljøministeriet er meget langt med deres mobilitets-projekt - langt længere end andre virksomheder. Selvom der kan være en stor effekt af mobile løsninger: Ministeriets nye system er med til at gøre medarbejderne i felten 25 % mere effektive.

Stort potentiale
It-virksomheden NNIT har netop offentliggjort resultaterne af en rundspørge blandt de it-ansvarlige om mobilitet hos godt to hundrede store danske virksomheder. Otte ud af ti mener, at de nye teknologier kan forbedre kundeservice, og lige så mange mener, at de vil kunne give øget medarbejdereffektivitet.

Men kun tre ud af ti angiver, at deres virksomhed er klar til at udnytte det fulde potentiale af de nye teknologier. Lige så få har lagt en egentlig strategi for området.

Alligevel er det nye mobile udstyr anskaffet i stor stil: En tredjedel af medarbejderne i de undersøgte virksomheder har en smartphone, og knapt hver tiende har en tavle-pc. Undersøgelsen viser også, at de tal forventes fordoblet indenfor to år.

For hurtig udbredelse
It-cheferne er tydeligvis blevet overraskede over hastigheden i udviklingen. Brian Troelsen – manden bag undersøgelsen – beskriver forløbet i mange virksomheder således: ”Først kom der en nørd, og ville gerne have tilsluttet sin iPad til virksomhedens mail-system. It-chefen sagde klart ”nej”. Få måneder senere kom den administrerende direktør og ville det samme. For alle de andre medlemmer af hans VL-gruppe har en sådan.”

Som konsekvens foretager mange virksomheder store investeringer i mobilt udstyr, som de burde overveje værdien af. Hvad skal der komme ud af den efterhånden betydelige investering – udover adgang til mail og kalender? Det er ikke kun Odder Kommune, som har kastet sig ud i en millioninvestering i iPads - uden at opstille klare mål, der siden kan følges op på.

Hele verdenen er blevet grebet af denne feber, hvis vækst også har overrasket eksperterne: De fleste analysevirksomheder forudså, at der ville blive solgt omkring 30 millioner tavle-pc’er i 2011. Der blev solgt mere end dobbelt så mange.

Selv pc’er bliver mere mobile: Moderne bærbare pc’er er næsten lige så lette som tavle-pc’er: De nye ultrabooks vejer typisk godt et kilo, starter meget hurtigt og har en god batterilevetid. Derfor er der ikke noget, der tyder på, at pc’er vil forsvinde som redskab. Selvom væksten i det marked slet ikke vil kunne sammenlignes med væksten i salget af tavle-pc’er, vurderer analysefirmaet IDC.

Ikke alle kan holde til det
Udviklingen betyder altså, at vi får flere og flere forskellige it-værktøjer, som kan anvendes når og hvor vi har lyst.
Det er eksempelvis efterhånden reglen snarere end undtagelsen, at vi svarer på mail, selvom vi holder ferie. Det kan nogle medarbejdere sagtens klare, andre kan ikke. Som undersøgelsen fra engelske University of Worcester viste: Der er en sammenhæng mellem stress og antallet af gange, man tjekker sin smartphone.

Derfor er det på høje tid at afstemme forventningerne til, hvilke forpligtelser, der følger med det nye, arbejdsgiverbetalte udstyr.

Nye sikkerhedstrusler
Det er ikke kun medarbejderne, der er uforberedte. De fleste it-afdelinger har ikke vurderet de nye sikkerhedstrusler.
Et simpelt eksempel: Når medarbejderne skal arbejde fleksibelt med de samme dokumenter fra mange forskellige enheder, skal de kunne tilgå dem på en nem måde. En sådan service findes ikke i de fleste virksomheder.

Derfor installerer brugerne selv programmer som Dropbox, der er en internettjeneste, hvortil man let kan kopiere alle sine arbejdsdokumenter. Og siden arbejde videre på dem fra alle de enheder, man har lyst til. Men hvordan sikrer arbejdsgiverne sig egentlig, at medarbejderne ikke har adgang til dokumenterne, når deres ansættelse ophører? Det kan de typisk ikke, da de fleste dropbox-konti er private. Dermed bliver den ikke lukket, når medarbejderen rejser videre.

Integrationen skal på plads
Et andet, teknisk problem er integrationen til virksomhedens systemer: Mange af de gamle interne systemer kan ikke let håndtere kommunikation til de mange nye mobile enheder.

Hvad bør vi gøre?
Derfor er det på tide, vi overvejer, hvad vi vil have ud af de store investeringer vi foretager i lækre – men dyre - mobile dimser. Og hvordan vi vil undgå de problemer, de medfører.

Har du overvejet, hvad der skal komme ud af de mobile investeringer? Eller har du en holdning til det? Så kom med en kommentar nedenfor!